Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento y ámbito de aplicación

Razón social

NexBitDev Software Development

Domicilio y dirección

Bogotá, D.C., Colombia

Correo electrónico

legal@nexbitdev.com

NEXBIT DEV es la entidad que define esta Política.

Esta Política aplica a:

• 1.1. Los datos personales de las empresas y personas que contactan comercialmente a NEXBIT DEV o contratan sus Servicios (en adelante, los «Clientes»).
• 1.2. Los datos personales del personal del Cliente que accede a los paneles de administración desarrollados por NEXBIT DEV.
• 1.3. Los datos personales de las personas naturales que interactúan con los Agentes de IA y demás plataformas que NEXBIT DEV desarrolla y opera por cuenta de sus Clientes (en adelante, los «Usuarios Finales»).

2. Marco normativo

Esta Política se fundamenta, principalmente, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26) y los criterios, circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de control en la materia.

3. Definiciones

Titular

La persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable del tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y sobre las finalidades del tratamiento.

Encargado del tratamiento

Quien trata datos personales por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones, sin decidir finalidades propias sobre ellos.

Autorización

El consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.

Dato sensible

Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación como; datos de salud, datos biométricos con fines de identificación, origen racial o étnico, entre otros.

Transmisión

La comunicación de datos personales a un Encargado dentro o fuera del país, para que este los trate por cuenta del Responsable.

Transferencia

El envío de datos personales a un receptor que, a su vez, actúa como Responsable del tratamiento.

4. Doble rol de NEXBIT DEV: Responsable y Encargado del tratamiento

Esta distinción es la más relevante de la presente Política, porque determina a quién debe dirigirse un Titular para ejercer sus derechos frente a un conjunto de datos determinado.

4.1. NEXBIT DEV como Responsable. NEXBIT DEV actúa como Responsable del tratamiento respecto de los siguientes datos, sobre los cuales decide autónomamente las finalidades del tratamiento:

• 4.1.1. Los datos de contacto comercial de sus Clientes o prospectos como; nombre, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa recolectados a través del formulario de contacto del sitio web, reuniones comerciales o cualquier otro canal de originación de negocio.
• 4.1.2. Los datos del personal del Cliente con acceso a los paneles de administración desarrollados por NEXBIT DEV como; correo electrónico, resumen criptográfico de contraseña, registro de accesos e intentos fallidos, y registro de auditoría de las acciones realizadas dentro del panel.
• 4.1.3. Los datos de su propio personal, proveedores y demás relaciones administrativas ordinarias, en lo que no sea objeto de una política específica.

4.2. NEXBIT DEV como Encargado. NEXBIT DEV actúa como Encargado del tratamiento respecto de los datos personales de los Usuarios Finales que interactúan con los Agentes de IA, formularios o plataformas que desarrolla y opera para sus Clientes. En estos casos:

• 4.2.1. El Cliente es el Responsable del tratamiento de los datos de sus propios Usuarios Finales: es quien tiene la relación comercial o de servicio con esas personas y quien decide para qué se usan esos datos.
• 4.2.2. NEXBIT DEV trata dichos datos únicamente siguiendo las instrucciones del Cliente, para operar el Agente de IA o la plataforma que este configuró, y no decide finalidades propias sobre ellos.
• 4.2.3. NEXBIT DEV no utiliza los datos de los Usuarios Finales de sus Clientes para fines propios, no los cede a terceros distintos de los proveedores estrictamente necesarios para prestar el Servicio, y no los combina entre distintos Clientes para elaborar perfiles o bases de datos propias.

Para cada Cliente respecto del cual NEXBIT DEV actúe como Encargado, las partes suscribirán un Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales, que constituye el contrato de transmisión previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y en el que se detallan las instrucciones específicas, las medidas de seguridad y el destino de los datos al finalizar la relación contractual.

5. Datos que se tratan y finalidades

5.1. Formulario de contacto y relación comercial. Se recolectan nombre, correo electrónico, teléfono y el mensaje del prospecto o Cliente, para: responder la solicitud y dar continuidad a la conversación comercial; preparar propuestas o cotizaciones; y conservar constancia de la autorización otorgada.

5.2. Acceso a paneles de administración. De cada persona con acceso a un panel desarrollado por NEXBIT DEV se guarda su correo electrónico, un resumen criptográfico de su contraseña (nunca la contraseña en texto plano), el conteo de intentos de acceso fallidos y el registro de las acciones que publicó o modificó, para: controlar el acceso al panel y bloquear intentos no autorizados; y dejar trazabilidad de quién modificó o publicó contenido o configuración.

5.3. Datos tratados como Encargado: Usuarios Finales. Según el Servicio contratado por cada Cliente, NEXBIT DEV puede procesar, por cuenta de este, el número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp de los Usuarios Finales, el contenido de sus mensajes, los datos de agendamiento como servicio, profesional, fecha y hora y demás información que el Usuario Final suministre en su conversación con el Agente de IA, exclusivamente para las finalidades que el Cliente haya definido como atender, agendar, cotizar, escalar a un humano.

6. Finalidad del uso de datos en inteligencia artificial

Las conversaciones que los Usuarios Finales sostienen con los Agentes de IA se procesan de forma privada y funcional: el contenido de cada mensaje se utiliza para generar la respuesta correspondiente dentro de esa misma conversación y para las finalidades operativas que el Cliente haya definido.

NEXBIT DEV declara expresamente que:

• 6.1. No utiliza el contenido de las conversaciones de los Usuarios Finales de sus Clientes para reentrenar modelos de inteligencia artificial de uso general ni para entrenar los Agentes de IA de otros Clientes.
• 6.2. No utiliza dichas conversaciones con fines publicitarios propios, ni para elaborar perfiles de los Usuarios Finales distintos de la operación del Agente de IA del Cliente con el que están hablando.
• 6.3. Cuando el procesamiento de un mensaje requiera enviarlo a un proveedor de infraestructura de inteligencia artificial, este recibe únicamente el contenido estrictamente necesario para generar esa respuesta puntual, bajo acuerdos de confidencialidad, y sin que dicho proveedor quede autorizado a usar la información para entrenar sus propios modelos de uso general, salvo que la ley o un acuerdo específico con el Cliente disponga expresamente lo contrario.
• 6.4. El uso por NEXBIT DEV de la información recibida de las APIs de Google se limita a proveer o mejorar las funciones del Servicio visibles para el Cliente, cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado, y no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general.

7. Datos sensibles

Cuando el Servicio contratado por un Cliente implique que sus Usuarios Finales compartan datos sensibles como por ejemplo, datos de salud en el caso de una clínica, dichos datos reciben el tratamiento reforzado que exige el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: la respuesta a preguntas sobre datos sensibles es siempre facultativa para el Titular, y NEXBIT DEV los trata únicamente por instrucción del Cliente responsable, sin que el Agente de IA emita diagnósticos, tratamientos o cualquier forma de asesoría profesional.

8. Autorización

Frente a los datos que trata como Responsable (numeral 4.1), NEXBIT DEV obtiene la autorización del Titular mediante un mecanismo verificable —por ejemplo, la casilla de autorización del formulario de contacto, no premarcada—, dejando constancia del texto exacto aceptado, la fecha y hora, y la versión de la política vigente en ese momento.

Frente a los datos que trata como Encargado (numeral 4.2), corresponde al Cliente, como Responsable, obtener y conservar la autorización de sus propios Usuarios Finales, conforme a su propia política de tratamiento de datos personales, la cual NEXBIT DEV recomienda a sus Clientes adoptar y publicar de forma visible en el canal donde opera el Agente de IA.

El Titular puede revocar su autorización en cualquier momento escribiendo a legal@nexbitdev.com (para los datos de los que NEXBIT DEV es Responsable) o al canal que su Cliente-Responsable haya dispuesto (para los datos de los que NEXBIT DEV es Encargado), salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

9. Transmisión a encargados y compartición con terceros

NEXBIT DEV comparte datos personales únicamente con los proveedores estrictamente necesarios para que el Servicio funcione, entre ellos:

• 9.1. Meta Platforms, Inc., como operador de la API oficial de WhatsApp Business, canal por el que transitan las conversaciones de los Agentes de IA.
• 9.2. DigitalOcean, LLC, como proveedor de infraestructura en la nube, donde se aloja el backend de los Servicios.
• 9.3. Anthropic, PBC, como proveedor de modelos de inteligencia artificial, que procesa el contenido estrictamente necesario para generar cada respuesta, conforme al numeral 6.
• 9.4. Resend, como proveedor de mensajería transaccional para el envío de los correos del formulario de contacto.

NEXBIT DEV no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales o publicitarios. Solo entrega datos personales a una autoridad cuando medie un requerimiento legal en tal sentido.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

Los proveedores enumerados en el numeral anterior operan infraestructura fuera de Colombia, de modo que los datos personales que NEXBIT DEV trata pueden procesarse en otros países.

Cuando NEXBIT DEV, como Responsable, envía datos a proveedores ubicados fuera de Colombia que actúan como Encargados, se trata de una transmisión internacional que, conforme al artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015, no requiere informarse al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2. Cuando NEXBIT DEV actúa como Encargado, las transmisiones a sus subencargados se rigen por el Acuerdo de Encargo suscrito con el Cliente. Las transferencias internacionales a receptores que actúen como Responsables solo se realizarán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

NEXBIT DEV mantiene con cada proveedor los contratos de transmisión y de confidencialidad que exige la ley.

11. Medidas de seguridad

NEXBIT DEV aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo del tratamiento, entre ellas:

• 11.1. Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) de todas las comunicaciones entre los canales del Usuario Final, la Plataforma y los sistemas del Cliente.
• 11.2. Cifrado en reposo de la información sensible almacenada, incluidas las credenciales de acceso a la API de WhatsApp Business y a los demás sistemas integrados.
• 11.3. Las contraseñas de los paneles de administración se almacenan como resumen criptográfico con sal; nunca se almacena la contraseña en texto plano.
• 11.4. Restricción de acceso a las bases de datos y a la infraestructura, limitado al personal de NEXBIT DEV que lo requiere para prestar el Servicio.
• 11.5. Bloqueo temporal de acceso tras varios intentos fallidos de inicio de sesión en los paneles.
• 11.6. Registros de auditoría de los accesos y de las acciones realizadas sobre la información.

Ninguna medida de seguridad elimina el riesgo por completo. Si ocurre una violación de los códigos de seguridad o existen riesgos en la administración de la información de los Titulares, NEXBIT DEV lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a los artículos 17 (literal n) y 18 (literal k) de la Ley 1581 de 2012. Cuando actúe como Responsable, informará además a los Titulares afectados; cuando actúe como Encargado, lo comunicará sin demora al Cliente Responsable en los términos del Acuerdo de Encargo, para que este informe a sus Titulares.

12. Derechos de los Titulares: habeas data y mecanismo de ejercicio

Conforme a la Ley 1581 de 2012, todo Titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos; revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

12.1. Si eres Cliente de NEXBIT DEV o personal con acceso a un panel. Escribe a legal@nexbitdev.com indicando tu nombre, un medio de contacto, qué solicitas y los documentos que quieras aportar. NEXBIT DEV, como Responsable de estos datos, atenderá directamente tu solicitud conforme a los plazos del numeral 13.

12.2. Si eres Usuario Final de un Agente de IA o plataforma desarrollada para un Cliente. Tu interlocutor natural es el Cliente, por ser el Responsable del tratamiento de tus datos. Dirígete a él por los canales que te haya indicado. Si escribes a legal@nexbitdev.com, trasladaremos tu solicitud al Cliente correspondiente y te confirmaremos que lo hicimos, sin que ello sustituya la responsabilidad del Cliente de atenderla.

12.3. Mecanismo para que el Cliente corporativo solicite acceso, rectificación o eliminación de los datos de sus propios Usuarios Finales. Dado que NEXBIT DEV, como Encargado, es quien técnicamente aloja y procesa los datos de los Usuarios Finales en los paneles y bases de datos a la medida de cada Cliente, este último en su calidad de Responsable frente a esos datos puede instruir directamente a NEXBIT DEV para que consulte, rectifique, actualice o suprima la información de un Usuario Final determinado. Para ello, el Cliente debe:

• 12.3.1. Remitir la solicitud a través de su interlocutor designado o al correo de soporte técnico asignado, identificando con precisión al Usuario Final y la acción requerida.
• 12.3.2. NEXBIT DEV ejecutará la instrucción dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, salvo que la complejidad técnica de la solicitud justifique un plazo mayor, el cual será informado al Cliente.
• 12.3.3. NEXBIT DEV dejará constancia, en el registro de auditoría del panel correspondiente, de la fecha y el alcance de la acción ejecutada, para que el Cliente pueda, a su vez, dar respuesta a su Usuario Final dentro de los plazos legales que le correspondan como Responsable.

13. Procedimiento y plazos para consultas y reclamos

Consultas

NEXBIT DEV responderá dentro de un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Reclamos

Se atenderán dentro de un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

14. Tiempo de conservación y supresión de datos

Los datos de contacto comercial se conservan mientras dure la relación comercial con el Cliente y el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables. Los datos de acceso a paneles se conservan mientras la persona conserve el acceso, y el registro de auditoría se conserva mientras el Servicio siga en operación, como mecanismo para auditar la trazabilidad de las acciones realizadas.

Los datos que NEXBIT DEV trata como Encargado por cuenta de un Cliente se conservan mientras esté vigente el contrato con dicho Cliente. Terminado este, el Cliente dispone de treinta (30) días calendario para instruir su devolución o supresión; vencido ese plazo sin instrucción, NEXBIT DEV procede a su supresión, salvo obligación legal de conservarlos por más tiempo.

15. Datos de niñas, niños y adolescentes

Los canales de contacto directo de NEXBIT DEV no están dirigidos a menores de edad y no se recolectan sus datos de forma consciente a través de ellos. Cuando un Cliente permita, en el marco de su propio Servicio, que menores de edad interactúen con su Agente de IA como por ejemplo, para agendar una cita en representación de quien ejerce su patria potestad, corresponde al Cliente, como Responsable, contar con las autorizaciones y garantizar la protección reforzada que la ley exige para el tratamiento de datos de menores.

16. Vigencia y modificaciones

Versión 2.0, vigente desde el 7 de octubre de 2026. NEXBIT DEV podrá actualizar esta Política para reflejar cambios en sus Servicios, en sus proveedores o en la normativa aplicable; cada versión llevará su número y fecha de entrada en vigencia, y se conservará el historial de versiones anteriores, disponible a solicitud del Titular. Si un cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, se comunicará antes de aplicarlo. Las bases de datos a las que se refiere esta Política se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales asociados.

17. Contacto

Para preguntas sobre esta Política o para ejercer los derechos aquí descritos, escribe a legal@nexbitdev.com.

18. Cookies y tecnologías similares

Las páginas públicas del sitio de NEXBIT DEV no instalan cookies ni usan herramientas de analítica o publicidad de terceros. La única cookie es la de sesión de los paneles de administración, estrictamente necesaria para mantener la sesión iniciada de quien administra. Si NEXBIT DEV incorpora analítica o publicidad, actualizará esta Política antes de activarlas.