Términos y Condiciones

1. Definiciones

Para efectos de estos Términos, los siguientes vocablos tendrán el significado que se indica, sin perjuicio de las definiciones adicionales que se incluyan en la propuesta comercial o en el Acuerdo de Prestación de Servicios suscrito con el Cliente:

Servicios

El desarrollo de software a la medida, la implementación y operación de Agentes de IA, las integraciones con sistemas del Cliente y las plataformas de gestión de contenido, en cualquier combinación que NEXBIT DEV y el Cliente acuerden.

Agente de IA

El asistente conversacional basado en modelos de lenguaje e inteligencia artificial, desplegado por NEXBIT DEV sobre canales del Cliente (incluida la API oficial de WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc.), configurado y entrenado con la información e instrucciones que el Cliente suministra.

Plataforma

El conjunto de elementos descrito en el numeral 6.1, con independencia del Cliente para el cual se despliegue.

Entregable Final

El desarrollo, módulo, panel o funcionalidad específica construido para un Cliente determinado en el marco de un proyecto de software a la medida, según se identifique en la propuesta comercial o en el Acuerdo de Prestación de Servicios correspondiente.

Datos del Cliente

Toda información, contenido, base de datos, catálogo, credenciales de acceso o material que el Cliente suministra a NEXBIT DEV para la configuración, entrenamiento, integración u operación de los Servicios.

Datos de Usuarios Finales

Los datos personales de las personas naturales que interactúan con el Agente de IA o con las plataformas desarrolladas para el Cliente.

Propuesta Comercial

El documento en el que NEXBIT DEV describe el alcance, plazos, entregables y valor de un proyecto específico, y que el Cliente acepta por escrito antes del inicio de los Servicios.

2. Objeto y ámbito de aplicación

Estos Términos constituyen las condiciones generales aplicables a toda contratación de Servicios con NEXBIT DEV. Se entienden incorporados a cada Propuesta Comercial y a cada Acuerdo de Prestación de Servicios que el Cliente suscriba, y prevalecen sobre cualquier condición general que el Cliente pretenda incorporar unilateralmente en sus propias órdenes de compra o formatos, salvo pacto expreso en contrario constante por escrito.

En caso de conflicto entre estos Términos y una Propuesta Comercial o un Acuerdo de Prestación de Servicios específico, prevalecerá lo pactado específicamente para ese proyecto en lo que resulte incompatible, y estos Términos regirán en todo lo no previsto expresamente.

3. Capacidad para contratar y naturaleza empresarial del Cliente

Quien contrata los Servicios declara:

• 3.1. Que actúa en calidad de comerciante o de persona jurídica en ejercicio de su objeto social, o de persona natural con capacidad legal para obligarse comercialmente.
• 3.2. Que cuenta con las facultades de representación necesarias cuando actúa en nombre de un tercero.
• 3.3. Que la información suministrada para la contratación es veraz y verificable.

NEXBIT DEV podrá solicitar los documentos que acrediten la existencia y representación legal del Cliente (certificado de existencia y representación legal, cédula de ciudadanía del representante, RUT) antes de dar inicio a los Servicios, sin que ello constituya una obligación previa a cargo de NEXBIT DEV.

4. Descripción general de los Servicios

NEXBIT DEV presta, según se acuerde en cada Propuesta Comercial, alguno o varios de los siguientes Servicios:

• 4.1. Agentes de IA para WhatsApp Business y otros canales: asistentes conversacionales entrenados con la información del Cliente, integrados a la API oficial de WhatsApp Business (Meta Cloud API), con capacidad de respuesta automática, agendamiento, cotización y escalamiento a personal humano del Cliente.
• 4.2. Desarrollo de software a la medida: aplicaciones web, paneles internos y sistemas de gestión construidos conforme a los requerimientos específicos del Cliente.
• 4.3. Integraciones: conexión de los sistemas del Cliente (CRM, ERP, agendas, pasarelas de pago, bases de datos) entre sí o con los Agentes de IA y demás desarrollos de NEXBIT DEV.
• 4.4. CMS y plataformas de contenido: editores, paneles de publicación y control de permisos a la medida del Cliente.

El alcance concreto, los hitos, los plazos y los entregables de cada proyecto se definen en la Propuesta Comercial y, cuando aplique, en el Acuerdo de Prestación de Servicios y Niveles de Servicio (SLA) que las partes suscriban, documento que desarrolla en detalle las garantías de calidad, disponibilidad y tiempos de respuesta del Servicio.

5. Proceso de contratación y aceptación de estos Términos

La relación comercial se formaliza cuando el Cliente acepta por escrito. Esa aceptación implica la aceptación íntegra de estos Términos, así como de la Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando se suscriba, del Acuerdo de Prestación de Servicios.

La información publicada en el sitio web de NEXBIT DEV sobre servicios, capacidades, casos de uso y tiempos de implementación tiene carácter orientativo y no constituye, por sí sola, una oferta comercial vinculante en los términos del artículo 845 del Código de Comercio; la oferta vinculante solo existe una vez remitida por escrito como Propuesta Comercial.

La aceptación podrá manifestarse mediante firma manuscrita, firma electrónica o mensaje de datos (correo electrónico o aceptación en línea de la Propuesta Comercial), conforme a la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, incluido el Decreto 2364 de 2012, siempre que permita identificar al Cliente y su voluntad de aceptar. La versión de estos Términos aplicable a cada contratación es la vigente a la fecha de aceptación de la Propuesta Comercial, la cual la identificará por su número de versión y fecha.

6. Propiedad intelectual

6.1. Titularidad de la Plataforma. Los algoritmos base, los prompts y flujos de conversación, el código fuente de los Agentes de IA, la arquitectura de software, las metodologías de desarrollo, los componentes reutilizables y, en general, todo desarrollo tecnológico de carácter transversal que no haya sido creado exclusivamente para un Cliente determinado (en conjunto, la «Plataforma», con independencia del Cliente para el cual se despliegue), son y continúan siendo de propiedad exclusiva de NEXBIT DEV, protegidos por la legislación colombiana e internacional sobre derecho de autor y propiedad industrial bajo la Decisión Andina 351 de 1993, Ley 23 de 1982 y demás normas concordantes.

La contratación de los Servicios no transfiere al Cliente ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma, con independencia de que esta se despliegue, configure o adapte para operar en beneficio del Cliente.

6.2. Licencia de uso otorgada al Cliente. NEXBIT DEV otorga al Cliente, mientras esté vigente la relación contractual y sujeta al pago oportuno de las contraprestaciones pactadas, una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada al territorio de la República de Colombia, salvo que la Propuesta Comercial indique otro, y a la finalidad para la que fue contratado el Servicio, para utilizar la Plataforma en la operación de su negocio. Esta licencia no incluye el derecho a sublicenciar, revender, distribuir, realizar ingeniería inversa, descompilar o modificar la Plataforma, ni a extraer sus algoritmos o metodologías con fines distintos a los pactados.

Terminada la relación contractual por cualquier causa, la licencia de uso se extingue de forma automática, sin perjuicio del derecho del Cliente a obtener la información y Datos del Cliente que le correspondan conforme a la cláusula de reversión pactada en el Acuerdo de Prestación de Servicios.

6.3. Entregables Finales. Cuando así se pacte expresamente y por escrito en la Propuesta Comercial o en el Acuerdo de Prestación de Servicios; típicamente en proyectos de software a la medida plenamente individualizados y pagados en su totalidad, la propiedad intelectual del Entregable Final específico podrá cederse al Cliente, sin que dicha cesión se extienda, en ningún caso, a la Plataforma, a los componentes reutilizables de NEXBIT DEV, ni a los desarrollos preexistentes que se hayan incorporado al Entregable Final, sobre los cuales NEXBIT DEV conserva su titularidad y respecto de los cuales otorga al Cliente la licencia de uso descrita en el numeral 6.2.

La cesión constará en documento escrito firmado por las Partes que identifique el Entregable Final, las modalidades de explotación cedidas, el tiempo y el ámbito territorial, conforme al artículo 183 de la Ley 23 de 1982.

6.4. Propiedad de la información y activos del Cliente. El Cliente conserva la propiedad plena sobre su marca, su catálogo, sus bases de datos propias, su información comercial y, en general, sobre los Datos del Cliente que suministre para la configuración y entrenamiento de los Servicios. NEXBIT DEV no adquiere ningún derecho de propiedad sobre esta información, ni sobre las cuentas del Cliente en plataformas de terceros (por ejemplo, su número de WhatsApp Business o su cuenta de Meta Business Suite), cuyo rol se limita a configurar y operar los Servicios dentro del alcance acordado.

6.5. Uso del nombre del Cliente como referencia. NEXBIT DEV podrá mencionar el nombre o logo del Cliente como cliente suyo en su sitio web y materiales comerciales, salvo que el Cliente manifieste su oposición por escrito en la Propuesta Comercial o con posterioridad. En ningún caso divulgará información confidencial ni resultados cuantitativos del Cliente sin autorización escrita.

7. Responsabilidad sobre el contenido generado por los Agentes de IA

7.1. Naturaleza del servicio. Los Agentes de IA generan respuestas mediante modelos de inteligencia artificial de naturaleza probabilística, entrenados y configurados con la información que el Cliente suministra. El Servicio se presta bajo el principio de que el Agente de IA no debe inventar información que no le fue suministrada: ante una consulta para la cual no cuenta con datos confiables, está diseñado para indicarlo así y escalar la conversación a una persona del equipo del Cliente.

7.2. Exoneración por información suministrada por el Cliente. El Cliente es responsable exclusivo de que la información que entrega a NEXBIT DEV para configurar, entrenar y actualizar el Agente de IA (catálogo, precios, políticas, condiciones de sus productos o servicios, disponibilidad de agenda, y demás datos operativos) sea veraz, completa, vigente y no infrinja derechos de terceros. En consecuencia:

• 7.2.1. NEXBIT DEV no será responsable por las respuestas, interacciones o consecuencias derivadas de que el Agente de IA opere con información desactualizada, incorrecta o incompleta suministrada por el Cliente, ni por la omisión del Cliente en actualizar oportunamente dicha información.
• 7.2.2. Corresponde al Cliente validar, antes de la puesta en producción y periódicamente durante la operación, que la información con la que el Agente de IA responde corresponde a la realidad de su negocio.
• 7.2.3. Si el Cliente detecta una respuesta errónea derivada de información que él mismo suministró, deberá corregir la fuente de información y podrá solicitar el ajuste correspondiente conforme al procedimiento de soporte pactado; dicho ajuste no exime al Cliente de responsabilidad por el período en que la información errónea estuvo activa.

7.3. Obligación de supervisión del Cliente. El Cliente se obliga a revisar periódicamente las conversaciones y registros de auditoría del Agente de IA, a mantener actualizada la base de conocimiento sobre la que este opera, y a definir con claridad las reglas de escalamiento a personal humano para los casos que excedan la información disponible.

7.4. Límites del Agente de IA. El Agente de IA no sustituye el criterio profesional, médico, legal, financiero o técnico que corresponda al sector del Cliente, ni constituye asesoría de ningún tipo; su función se limita a automatizar la atención con base en la información y reglas configuradas por el Cliente. El Cliente es responsable de que el uso que le da a su Agente de IA cumpla con la regulación propia de su sector de actividad.

7.5. Naturaleza de la obligación. La obligación de NEXBIT DEV respecto del Agente de IA es de medios y no de resultado: consiste en diseñar, configurar y operar el Agente con la diligencia profesional descrita en el numeral 12 y con los mecanismos de escalamiento definidos con el Cliente. Dado el carácter probabilístico de los modelos de inteligencia artificial, NEXBIT DEV no garantiza que cada respuesta del Agente esté exenta de error, sin perjuicio de lo previsto en el numeral 12.

7.6. Registros y contenido generado. Las conversaciones, registros de auditoría y respuestas que el Agente de IA genera en la operación del Cliente forman parte de los Datos del Cliente, sin perjuicio de que NEXBIT DEV conserve los registros técnicos necesarios para operar, soportar y auditar el Servicio durante la vigencia de la relación, y de sus derechos sobre la Plataforma.

8. Política de pagos y licenciamiento

8.1. Modelo de fases del proyecto. Salvo que se pacte de otro modo en la Propuesta Comercial, los proyectos de desarrollo e implementación se ejecutan y facturan por fases:

• 8.1.1. Diagnóstico: análisis de la operación del Cliente, de sus procesos manuales, sistemas existentes y necesidades. Esta fase se cobra de forma independiente, según lo pactado en la Propuesta Comercial, y su entregable es un documento de alcance y arquitectura propuesta.
• 8.1.2. Piloto: implementación de un caso de uso concreto en producción limitada, con el fin de validar el ajuste del Servicio a la operación real del Cliente. Se factura conforme al hito de puesta en marcha del piloto y, cuando aplique, a los ajustes finos del primer período de operación.
• 8.1.3. Medición: verificación de los resultados obtenidos con el Piloto a través del panel propio del Cliente, en el que se evidencia qué se automatizó, qué mejoró en la operación y el tiempo ahorrado.
• 8.1.4. Escala: incorporación de los demás procesos, integraciones, sedes o volumen de conversaciones que el Cliente requiera una vez validado el piloto. Se factura según el alcance adicional pactado, que puede implicar tanto un valor de implementación como el ajuste de la suscripción recurrente descrita en el numeral 8.2.

El paso de una fase a la siguiente requiere la aceptación expresa o tácita del Cliente sobre los entregables de la fase anterior, conforme al mecanismo de aceptación que se detalla en el Acuerdo de Prestación de Servicios.

8.2. Suscripciones recurrentes. El uso continuado de la infraestructura en la nube, del panel de administración y de la conexión con la API de WhatsApp Business se cobra mediante una suscripción periódica (mensual o anual, según se indique en la Propuesta Comercial), independiente del valor de implementación de cada fase. La suscripción cubre, según el plan contratado, un volumen determinado de conversaciones o de uso, y su exceso se factura conforme a las tarifas adicionales informadas en la Propuesta Comercial.

Las tarifas que Meta Platforms, Inc. cobre por el uso de la API oficial de WhatsApp Business, así como los costos de infraestructura en la nube de terceros que sean directamente atribuibles al consumo del Cliente, podrán trasladarse a este según se especifique en la Propuesta Comercial, o estar incluidos dentro del valor de la suscripción, según el plan contratado.

8.3. Facturación y mora. Las facturas se expiden conforme a los ciclos y medios de pago pactados en la Propuesta Comercial. El no pago dentro del plazo establecido genera, sin necesidad de requerimiento adicional, intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida para obligaciones mercantiles conforme al artículo 884 del Código de Comercio, sin perjuicio de las demás acciones que correspondan a NEXBIT DEV.

8.4. Efectos del no pago. El no pago de una factura vencida, transcurrido el plazo de gracia que se informe al Cliente, faculta a NEXBIT DEV para suspender el Agente de IA, el acceso al panel de administración o la prestación de los Servicios, sin que dicha suspensión constituya incumplimiento de NEXBIT DEV ni genere responsabilidad a su cargo por los efectos de la suspensión sobre la operación del Cliente.

8.5. Impuestos. Los valores pactados se entienden antes de impuestos, salvo que se indique expresamente lo contrario. Cada parte asume los tributos que, conforme a la ley colombiana, correspondan a su cargo por razón de esta relación comercial.

9. Obligaciones del Cliente y uso aceptable

El Cliente se obliga a:

• 9.1. Suministrar información veraz, completa y actualizada para la configuración y operación de los Servicios.
• 9.2. Contar con las autorizaciones de tratamiento de datos personales que le correspondan como responsable frente a los Datos de Usuarios Finales que su Agente de IA o plataforma llegue a tratar, conforme se detalla en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• 9.3. Cumplir las políticas de uso, mensajería comercial y comunicaciones de Meta/WhatsApp Business y de los demás proveedores de infraestructura involucrados en la prestación del Servicio.
• 9.4. No usar los Servicios para enviar mensajes no solicitados, contenido engañoso, ilícito o que infrinja derechos de terceros.
• 9.5. No intentar acceder, modificar o interferir con la Plataforma o con los sistemas de otros clientes de NEXBIT DEV.
• 9.6. Cuando use los Servicios para enviar comunicaciones comerciales o publicitarias a consumidores, cumplir la Ley 2300 de 2023 y demás normas sobre canales autorizados, horarios y periodicidad del contacto.

El incumplimiento de las políticas de Meta u otros proveedores por parte del Cliente puede derivar en la restricción o bloqueo de su cuenta o número por parte de dichos terceros, circunstancia ajena a la voluntad y control de NEXBIT DEV.

10. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener bajo reserva la información confidencial de la otra a la que tenga acceso con ocasión de la prestación de los Servicios, y a no divulgarla a terceros ni utilizarla para fines distintos a los previstos en esta relación, salvo que medie autorización previa y escrita de la parte titular de la información, o que su divulgación sea exigida por autoridad competente. Esta obligación subsiste durante la vigencia de la relación y por dos (2) años contados desde su terminación.

11. Protección de datos personales

El tratamiento de los datos personales que se recolecten con ocasión de la contratación y prestación de los Servicios; tanto los del Cliente como los Datos de Usuarios Finales que lleguen a procesarse a través de los Agentes de IA o de las plataformas desarrolladas, se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de NEXBIT DEV, disponible en su sitio web, la cual se entiende incorporada a estos Términos y describe, entre otros aspectos, el doble rol de NEXBIT DEV como Responsable y como Encargado del tratamiento, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

12. Garantías y limitación de responsabilidad

NEXBIT DEV presta los Servicios con la diligencia y el cuidado propios de su actividad profesional, conforme a los estándares técnicos vigentes al momento de la implementación. Salvo lo expresamente pactado en el Acuerdo de Prestación de Servicios y Niveles de Servicio, NEXBIT DEV no garantiza resultados comerciales específicos como volumen de ventas, tasas de conversión, satisfacción de los clientes del Cliente derivados del uso de los Servicios.

En la medida en que lo permita la ley colombiana, la responsabilidad total de NEXBIT DEV frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de estos Términos se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses anteriores al hecho que origina la reclamación, y en ningún caso comprenderá perjuicios indirectos, lucro cesante o daños consecuenciales. Esta limitación no aplica a los daños causados con dolo o culpa grave, ni a la responsabilidad que la ley declare indisponible o irrenunciable.

13. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a NEXBIT DEV frente a cualquier reclamación de terceros derivada de:

• 13.1. La información que el Cliente suministró para configurar o entrenar sus Servicios.
• 13.2. El uso que el Cliente dé a los Servicios en contravención de estos Términos o de la ley aplicable a su actividad.
• 13.3. El incumplimiento de las obligaciones de tratamiento de datos personales que le correspondan como responsable frente a sus Usuarios Finales.

14. Vigencia, terminación y efectos

Estos Términos rigen desde la aceptación de la primera Propuesta Comercial y se mantienen vigentes mientras exista una relación de prestación de Servicios entre las partes. La terminación de un proyecto o suscripción específica no extingue las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual y protección de datos personales aquí previstas, las cuales subsisten conforme a su propia naturaleza.

Las causales, plazos de aviso y efectos específicos de la terminación de cada proyecto se detallan en el Acuerdo de Prestación de Servicios correspondiente.

15. Cesión

Ninguna de las partes podrá ceder su posición contractual ni los derechos y obligaciones derivados de estos Términos sin el consentimiento previo y escrito de la otra, salvo en el marco de un proceso de reorganización empresarial, fusión o adquisición, caso en el cual bastará con la notificación a la otra parte.

16. Notificaciones

Las comunicaciones entre las partes se entenderán válidamente efectuadas cuando se remitan a las direcciones de correo electrónico registradas en la Propuesta Comercial o, para NEXBIT DEV, a legal@nexbitdev.com.

17. Modificaciones a estos Términos

NEXBIT DEV podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios en los Servicios, en las políticas de sus proveedores o en la normativa aplicable. Las versiones actualizadas se publican en el sitio web de NEXBIT DEV con su número de versión y fecha de entrada en vigor. A cada contratación se aplica la versión vigente a la fecha de aceptación de su Propuesta Comercial; las versiones posteriores aplican a las nuevas contrataciones y, respecto de las vigentes, desde su renovación o previa aceptación del Cliente. Los cambios que afecten sustancialmente las condiciones de un Servicio ya contratado se comunicarán al Cliente con antelación razonable y no se aplicarán retroactivamente a proyectos en ejecución, salvo que se trate de ajustes exigidos por la ley o por un tercero cuya implementación no admita demora.

18. Ley aplicable y solución de controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias que surjan de su interpretación, ejecución o terminación se someterán, en primer lugar, a un mecanismo de arreglo directo entre las partes por un plazo de quince (15) días hábiles y, de no lograrse acuerdo, a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de Bogotá, D.C., salvo que las partes pacten expresamente cláusula compromisoria de arbitraje en el Anexo Comercial del Acuerdo de Prestación de Servicios.

19. Uso del sitio web

El sitio web de NEXBIT DEV es informativo y comercial: no es la plataforma del servicio contratado ni da acceso a él. Queda prohibido acceder sin autorización a áreas restringidas, interferir en su funcionamiento, extraer su contenido de forma automatizada y masiva, usar el formulario para enviar contenido ilícito, publicidad no solicitada o datos de terceros sin su autorización, y suplantar la identidad de una persona o entidad. Enviar el formulario de contacto no crea una relación contractual ni obliga a NEXBIT DEV a prestar un servicio. La conversación animada del agente que se muestra en el sitio es una simulación ilustrativa: sus mensajes, disponibilidades y precios son ejemplos. NEXBIT DEV no garantiza que el sitio esté disponible de forma ininterrumpida ni responde por el contenido de los sitios de terceros a los que enlace. La marca, los logotipos, los textos, el diseño y el código del sitio son de NEXBIT DEV o de sus licenciantes y no pueden reproducirse con fines comerciales sin autorización escrita.

20. Datos de NEXBIT DEV

Razón social

NexBitDev Software Development

Domicilio

Bogotá, D.C., Colombia

Correo

legal@nexbitdev.com